Fazer uma boa gestão de estoque é de extrema importância para qualquer tipo de empresa, inclusive as de pequeno e médio porte. Além de fiscalizar o básico, que é a entrada e saída de produtos, é preciso estar atento à outros detalhes que, caso passem despercebidos, podem impactar diretamente no orçamento financeiro do negócio. Um empreendimento que não faz a gestão do estoque, por exemplo, pode sofrer extravios sem se dar conta, manter excesso de mercadorias armazenadas; prejudicando o famoso giro de estoque, e até mesmo perder produtos que já passaram da validade.
Para evitar que a sua empresa tenha problemas semelhantes, selecionamos 5 dicas para que você possa fazer uma boa gestão de estoque. Confira:
1 – Controlar a entrada e saída de produtos
Talvez esse seja um dos principais passos para se fazer uma boa gestão de estoque. Saber quais produtos você tem armazenados, bem como a quantidade, fará com que o seu negócio consiga atender as demandas dos clientes, evitando insatisfação por parte deles. Para que essa fiscalização seja eficiente, é preciso implementar um controle rigoroso em relação à entrada e saída dos produtos, com códigos e descrição específicos.
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O primeiro passo é identificar todos as mercadorias que estão armazenadas, a quantidade e o valor de cada uma delas. Conforme forem entrando ou saindo, é necessário registrar as datas das movimentações e revisar os dados do fluxo. Uma forma de simplificar esse processo, é adotar o código de barras.
2 – Automatizar o controle de estoque
A tarefa de registrar as entradas e saídas das mercadorias, bem como as movimentações, pode ser facilitada com a ajuda de softwares especializados. São diversas opções disponíveis no mercado e você deve escolher a que mais se adequa às particularidades do seu segmento. Para que a sua decisão seja assertiva, consulte um contador. Ele irá lhe auxiliar no processo para que tudo saia conforme o planejado.
3 – Fiscalizar o excesso ou falta de produtos
Ter controle sobre o excesso ou falta de produtos vai evitar que a sua empresa tenha problemas financeiros. Isso porque o estoque muito alto pode resultar em menos capital disponível para o negócio e, por outro lado, a falta de mercadorias pode gerar atraso nas entregas/atendimento e consequentemente a insatisfação nos clientes. E não é isso que você quer, não é mesmo?
Sendo assim, gerencie essa questão e evite prejuízos.
4 – Treinar os colaboradores
De nada vai adiantar realizar uma fiscalização rigorosa e automatizar a gestão de estoque, se os seus funcionários não forem capacitados para desempenhar todas as atividades com eficiência. Para isso, é preciso que eles sejam treinados. Só assim poderão executar as funções de uma boa gestão.
Aconselhamos que uma pessoa seja escolhida para acompanhar esse controle dentro do sistema e que crie uma rotina de auditoria do estoque físico, periodicamente.
5 – Bloco K
Se a sua empresa é uma indústria, ela pode estar sujeita à mais uma obrigação fiscal para controle de estoque: o Bloco K.
O bloco K (Controle da Produção e do Estoque) é uma obrigação do SPED, que tem por objetivo prestar informações mensais à Receita Federal sobre a produção e o uso dos insumos, bem como de todo o estoque escriturado das empresas com atividade industrial ou equiparadas à indústria.
Para cumprir esta obrigação, a empresa deve possuir um sistema de controle de estoque preparado para gerar todas as informações exigidas na legislação. Neste caso, é de extrema importância consultar o responsável pelo seu sistema para certificar-se de que ele está apto para gerar esse arquivo digital.
As indústrias optantes pelo regime Simples Nacional ainda estão isentas da entrega desta obrigação. Porém, esta obrigatoriedade deve chegar logo à todas as empresas do setor. Por isso prepare-se o quanto antes!!
6 – Nota Fiscal
Por fim, para fazer uma boa gestão do estoque da sua empresa, exija nota fiscal das suas compras e emita nota fiscal de todas as suas vendas. Assim, você usa a tecnologia ao seu favor, utilizando as informações do XML para cadastrar produtos e fornecedores automaticamente, fazer a entrada e baixa do estoque à medida em que as movimentações ocorrem.
Existem ainda outras informações e estratégias para uma gestão de estoque eficiente. Se você quer mais detalhes sobre o assunto, entre em contato com nossos especialistas. Estamos à disposição para atendê-lo (a).
Esperamos que o artigo seja de grande ajuda! Até a próxima!
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