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Obrigações mensais e anuais: conheça a rotina do Departamento Pessoal

Assim como todos os setores de uma empresa, o Departamento Pessoal também possui obrigações que precisam ser cumpridas a fim de evitar penalidades.

A punição pelo descumprimento desta rotina é financeira e isso prejudica a empresa que precisará arcar com multas, juros e correção monetária.

Diante disso, é preciso que a equipe esteja atenta a todos os prazos que são estabelecidos por lei.

Isso vale para as obrigações diárias, mensais ou anuais, sejam elas relacionadas à entrega de declarações, pagamentos ou registros de funcionários.

Por isso, hoje trazemos neste artigo as principais obrigações do Departamento Pessoal. Continue conosco para tirar suas dúvidas e conhecer essas obrigações.

Tipos de obrigações

As obrigações podem ser periódicas ou não periódicas. Também existem meses que são mais movimentados devido ao cumprimento dessas obrigações. Então, veja abaixo quais são as obrigações mensais:

Folha de pagamento: mensalmente, o Departamento Pessoal precisa fazer a folha de pagamento dos seus colaboradores, que contém informações do salário, comissões e recolhimento do FGTS, além de verbas com periodicidade anual (13º salário, férias coletivas etc.). Essas informações precisam ser registradas através do e-Social é o 7º dia do mês subsequente ao de referência.

eSocial: através deste sistema é feita a escrituração das obrigações trabalhistas e previdenciárias. Desta forma, existem eventos periódicos e não periódicos, como a contratação ou desligamento de funcionários e a atualização de seus dados. Portanto, essas informações devem ser encaminhadas por meio eletrônico.

SEFIP: se trata da Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social (GFIP) que é emitida através do sistema eletrônico da Caixa Econômica Federal, chamado SEFIP. Através disso, a empresa faz o pagamento do FGTS (Fundo de Garantia por Tempo de Serviço). Este procedimento deve ser realizado até o 7º dia útil do mês posterior à remuneração do funcionário.

GPS: da mesma forma, a empresa deve fazer a GPS que se trata da guia de recolhimentos previdenciários dos colaboradores. O prazo de pagamento é o dia 15 do mês seguinte ao de referência.

CAGED: se trata de um cadastro dos trabalhadores, cujo prazo de entrega do CAGED é até o dia 7 do mês subsequente ao mês de referência das informações. A partir da competência janeiro de 2020, passaram a ser desobrigadas a declarar o CAGED as empresas e empregadores obrigados à transmissão das informações pelo Sistema do e-Social, de acordo com as regras estabelecidas na Portaria 1.127 de 14 de outubro de 2019.

DARF: as empresas também devem emitir o DARF que se trata de uma guia de pagamento de encargos e tributos junto à Receita Federal. O pagamento deve ser feito até o dia 20 do mês seguinte ao da remuneração.

Obrigações anuais

Logo no começo do ano, as empresas devem fazer a entrega de várias declarações com base nos resultados no ano anterior.  Por isso, temos também as obrigações anuais. Veja quais são elas:

RAIS: a Relação Anual de Informações Sociais possui dados dos trabalhadores registrados com carteira assinada. Este ano, as empresas terão até o dia 12 de abril para enviar as informações de seus empregados por meio do sistema RAIS.

Deixar de enviar ou omitir informações também resulta no impedimento do recebimento do abono salarial pelos trabalhadores.

DIRF: a Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte é utilizada para informar ao Fisco quanto as empresas recolheram de tributos dos seus profissionais no ano. Em 2021, o envio foi feito até 26 de fevereiro, por meio do Programa Gerador da DIRF (PGD).

A DIRF 2021 é obrigatória para pessoas físicas e/ou jurídicas que pagaram rendimentos com imposto de renda ou contribuições do PIS, COFINS e CSLL retidas na fonte – inclusive as micro e pequenas empresas e os microempreendedores individuais (MEIs) enquadrados no Simples Nacional.

Informe do rendimento: as empresas devem fazer a entrega do informe de rendimentos até 28 de fevereiro. Esse documento é utilizado para a Declaração de Imposto de Renda de Pessoa Física.

Obrigações de final de ano

Além dessas obrigações, as empresas também devem se organizar para cumprir com aquelas que são feitas apenas ao final de cada ano. Dentre elas podemos citar:

  • Pagamento do 13º salário, de acordo com as regras estabelecidas pela Lei nº 4749/1965;
  • Concessão de férias coletivas ou individuais, visto que é necessário se fazer a comunicação com antecedência nos dois casos;
  • Pagamento das férias;
  • Folha de pagamento e benefícios, onde deve constar todas as informações sobre os devidos pagamentos que são feitos aos finais de ano, como remuneração, férias, 13º, descontos, etc.

Fonte: Jornal Contábil

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