A nota fiscal é um documento de extrema importância dentro de qualquer empresa.
É claro que um freelancer ou um micro empresário não terá que lidar com o mesmo número de emissões que uma multinacional, por exemplo.
No entanto, é importante que você tenha conhecimento dos diferentes tipos de notas fiscais existentes.
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Parte do cotidiano de qualquer pessoa que lida com a prestação de serviços e venda de mercadorias, a nota fiscal comprova uma transação de compra ou venda de mercadorias.
Deve conter determinados dados das partes, bem como o tipo de produto vendido e sua quantidade.
E ainda: o tipo de serviço prestado, o número e a data de emissão, bem como o preço total e unitário da transação. Por meio dela é possível contar com a garantia do cálculo exato dos tributos que devem ser recolhidos, sendo essencial para o controle interno e cumprimento da legislação. A nota fiscal pode ser utilizada ainda para regularizar transações, doações e empréstimos, mantendo a empresa organizada e com uma rotina ágil.
Principais tipos de notas fiscais existentes no Brasil
O Brasil é um dos líderes em faturamento eletrônico na América Latina e no mundo. A Secretaria de Fazenda (SEFAZ) estabeleceu a Nota Fiscal Eletrônica (NFE) como o único formato válido e legal para a emissão de recibos fiscais. A emissão em seus diversos formatos é obrigatória para quase 100% dos contribuintes e antes de serem emitidas, é preciso realizar verificação preliminar junto a SEFAZ e as prefeituras de cada estado. Confira a seguir os principais tipos de notas fiscais.
1. Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)
É o documento obrigatório no Brasil para a emissão de notas fiscais relativas à compra e venda de produtos. Basicamente, é a versão digitalizada de uma nota fiscal impressa. É o documento utilizado pela maioria das organizações e está sujeita a tributação de Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS). A estrutura do documento é baseada em um arquivo no formato XML, que deve ser declarado à autoridade fiscal competente (SEFAZ) para aprovação antes que as mercadorias sejam enviadas. O uso da nota fiscal eletrônica pode trazer diversas vantagens ao empreendedor: economia de recursos, diminuição de burocracia ao emitir documentos fiscais e agilidade para consultar dados de venda.
2. Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e)
Faturas de transporte são uma exigência recente para muitas empresas. Criada em 2012, é o documento obrigatório exigido pela SEFAZ para a prestação de serviços de transporte realizados por qualquer meio (terrestre, aéreo, marítimo, fluvial e ferroviário). O emissor de um CT-e será sempre um provedor que realiza serviços de transporte para um cliente que precisa de um serviço de movimentação de mercadorias. O objetivo de seu uso é reduzir faturas e pagamentos duplicados. Dessa maneira, é possível eliminar dados controversos entre as notas e os produtos transportados.
3. Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e)
É o documento estabelecido como obrigatório para documentar as operações relacionadas à prestação de serviços entre parceiros comerciais. É emitida para confirmar que as operações de serviço foram realizadas, permitindo a comunicação tributária para prefeitura da cidade. Seu uso possibilita a redução de custos para ambas as partes, gerando controle a respeito da arrecadação do Imposto Sobre Serviços de Qualquer Natureza (ISS).
Possui algumas características, como:
- A fixação do imposto depende do município;
- Apenas um serviço deve ser discriminado a cada nota;
- A NFS-e deve ser guardada pela empresa no formato XML;
- O cancelamento poderá ser feito após alguns dias da emissão (cada prefeitura tem sua regra);
- A emissão poderá ser feita após a finalização do serviço;
4. Nota Fiscal Eletrônica do Consumidor (NFC-e)
É o documento fiscal eletrônico usado nas operações do comércio e varejo. Prevê a substituição de cupom fiscal e da Nota Fiscal, documentos entregues ao cliente ao comprar produtos nas lojas. Além de permitir que o consumidor comprove a validade e autenticidade do documento, este tipo de nota garante um controle fiscal mais efetivo por parte do governo. E também melhora o controle fiscal das administrações tributárias.
Como emitir uma nota fiscal
Passo 1: Verifique qual é o tipo de tributação da sua empresa
Agora que você já conhece os tipos de notas fiscais, é importante identificar em qual regime de tributação sua empresa está enquadrada. Simples Nacional, Lucro Real, ou Lucro Presumido. Lembre-se que o tipo de regime tem impacto direto nos ganhos e crescimento do seu empreendimento, e também na emissão da nota fiscal, já que o código de regime tributário é um dos campos a serem configurados corretamente.
Passo 2: Credenciamento do CNPJ na SEFAZ
É preciso estar cadastrado na Secretaria de Fazenda do seu estado para conseguir emitir notas de produto ou do consumidor. Em geral, é um procedimento simples, porém pode variar de um lugar para o outro.
Passo 3: Tenha um certificado digital
O certificado digital é uma maneira de aumentar a segurança dos seus dados corporativos. É ele que garante a autenticidade e a validade jurídica da sua nota fiscal. Aqui na HS contamos com um posto da Serasa Experian para a emissão de certificados digitais com descontos especiais e assessoria para os nossos clientes.
Passo 4: Use um software na hora de emitir e organizar as notas fiscais
Existem diversas opções de softwares que facilitam a emissão de notas sem burocracia, de maneira simples e rápida. Um ponto a ser observado diz respeito às instabilidades da SEFAZ que, infelizmente, são bem comuns. Portanto é importante optar por um sistema que realize as tentativas de envio até obter sucesso. A HS Contabil possui parceria com o ERP Omie, que atende 100% dos requisitos legais e oferece opções de acordo com o porte da empresa, com plano gratuito para empresas menores (consulte).
A emissão de uma nota fiscal pode até ser um processo complexo, mas seguindo esse guia, com certeza você evita dores de cabeça. Caso queira entender mais sobre o assunto, entre em contato com os nossos especialistas. Estamos prontos para sanar qualquer dúvida e a ajudar o seu negócio.
Até a próxima.
